Un workflow est une séquence d'étapes que vous suivez pour réaliser un processus d'entreprise, du début à la fin. Le flux de travail définit la manière dont un document ou une tâche est traité dans le système et indique qui doit accomplir chaque étape.
Le terme "workflow" a été utilisé pour la première fois dans un magazine d'ingénierie ferroviaire en 1921. Frederick Taylor et Henry Gantt sont considérés comme les pères du workflow, car ils ont étudié l'organisation délibérée et rationnelle du travail, principalement dans le contexte de la fabrication. C'est l'origine du célèbre diagramme de Gantt.
Le workflow a pour objectif de mettre en place des processus de travail orientés sur la performance entre les différents acteurs d'un projet. Le but est que l'équipe marketing puisse collaborer avec les ressources humaines, le responsable produit, la technique et le contrôle qualité pour travailler de manière plus efficace dans un objectif commun. Les process d'automatisation doivent aussi être intégrés dans le workflow en se basant sur les outils et logiciels qui peuvent traiter des tâches plus efficacement que les humains : modélisation, traitement des données, outil d'envoi de mail automatique, marketing automation, code et autres travaux répétitifs.
Le chef de projet est garant de la méthode et de la mise en application du workflow. Il doit suivre les indicateurs de performance pour que l'ensemble de l'équipe applique et profite pleinement des avantages du workflow en place.
En établissant le flux, les tâches sont automatisées. En outre, il y a un meilleur transfert d'informations, le contrôle est plus étroit et la tâche ou le document est géré plus rapidement. Lorsqu'une tâche est terminée, la personne suivante dans le flux est alertée afin qu'elle sache que c'est son tour. De nombreux workflows consistent en des validations ou des signatures de personnes responsables.
Il est possible qu'une personne reçoive une notification l'invitant à effectuer une tâche, mais qu'elle la remette à plus tard parce qu'elle est occupée par une autre affaire. Toutefois, s'il s'agit d'un document juridique, il faut faire particulièrement attention car, s'il est oublié ou remis en retard, il peut entraîner des amendes. Pour éviter cette situation, il existe des entreprises qui mettent en place des alertes pour prévenir la personne si la tâche prend plus de temps qu'elle ne devrait.
Important : avant d'établir des flux de travail, il est fortement recommandé de les analyser afin d'améliorer l'efficacité de l'entreprise. Le Guide ERP 2022 contient des conseils sur la manière d'analyser les processus d'une entreprise.
Il existe autant de flux de travail qu'il y a de secteurs, d'entreprises et de départements. Les flux de travail peuvent même être interdépartementaux ou nécessiter la coopération de parties externes. Par conséquent, si une entreprise n'unifie pas ses processus avec des flux de travail, elle perd le lien entre les différentes tâches et/ou départements, et l'efficacité diminue. Cela peut entraîner des retards, des problèmes de stock et des pertes financières.
Afin de mieux les structurer, les workflow sont différenciés en 3 types de workflows :
Il s'agit de tâches qui portent sur des actions fixes (ou qui changent rarement). Ils peuvent être très utiles pour la planification de la production.
Par exemple, les entreprises qui fabriquent sur stock doivent avoir un bon rapport entre les stocks disponibles et la production en cours. Si une entreprise de fabrication de machines laser prend 3 semaines pour créer 5 machines pour un hôpital, un flux de travail peut être mis en place pour notifier la réception de la commande. De cette façon, la production peut démarrer au bon moment. Lorsqu'une partie de la machine laser a commencé à être produite, le flux alerte le gestionnaire pour qu'il achète certains matériaux nécessaires à la prochaine partie de la production. Grâce à ce flux et à la notification au gestionnaire, l'inventaire nécessaire est tenu à temps et sans occuper plus d'espace d'entrepôt que nécessaire.
Note : Parfois, le flux de travail est mal établi dans le processus de prélèvement des produits dans l'entrepôt. Par exemple, parce que les préparateurs de commandes perdent beaucoup de temps à prélever des produits en raison d'une mauvaise conception de l'entrepôt. Dans le guide ERP, les erreurs les plus courantes dans un processus de préparation de commandes et la façon de les éviter sont énumérées.
Le flux de production est particulièrement important pour les entreprises qui exigent un haut degré de contrôle de la traçabilité. Lorsque le tour d'une personne arrive dans un flux de travail, son temps et ses actions sont marqués dans le flux de travail lui-même. Ainsi, si un employé d'une entreprise alimentaire a pris trop de temps pour effectuer la tâche et que le produit s'est détérioré, il est possible d'en tenir compte et même d'avertir l'employé de partir.
Attention ! Bien que ce flux de travail soit connu sous le nom de flux de production, il n'est pas exclusivement destiné aux processus de production. En d'autres termes, les flux de production sont également appelés flux de production pour les flux dont les tâches sont fortement prédéfinies.
Un exemple typique de ce type de flux de travail hors production se trouve dans les flux de travail des systèmes de billetterie. Une compagnie d'assurance reçoit une notification d'un client pour une réparation, la classe en fonction du cas et la classe ou la transmet à une entreprise de réparation pour la résoudre.
Il s'agit du type de workflow le plus courant en raison de la quantité de documents administratifs à gérer dans une entreprise. Il est donc très courant que le système de gestion des documents comprenne une gestion du flux de travail afin d'automatiser les tâches et de gagner en temps et en efficacité.
Ces flux nécessitent souvent des validations et des signatures d'une ou plusieurs personnes. Par exemple, avec les factures. Selon l'entreprise, la facture papier sera traitée et stockée, ou la facture sera numérisée, et une facture électronique pourra même être reçue. La facture doit être validée par le responsable des achats, puis signée électroniquement ou à la main par le responsable. Toutes les étapes doivent être reflétées dans le flux de travail afin qu'aucun détail ne soit perdu. En outre, grâce aux avertissements de "dépassement" de temps sur une seule personne, l'entreprise peut éviter de devoir payer une pénalité pour ne pas avoir payé une facture à temps.
Important : de nombreux chefs de projet ne savent pas comment numériser les factures conformément à la réglementation. C'est pourquoi EKCIT a développé le digiBook Premium Digitisation, qui couvre toutes les questions importantes à considérer lors de la numérisation des flux de documents.
Il est également possible pour une boutique en ligne de mettre en place un flux de travail pour la gestion des commandes. De cette manière, l'entreprise peut suivre la commande depuis le moment où elle est reçue du client, sa progression dans le(s) entrepôt(s), jusqu'à la réception de la commande par le client. Même si la boutique en ligne est connectée à l'ERP, un développement simple peut être réalisé pour que, lorsque la commande est envoyée, le client reçoive une confirmation de l'envoi et un lien de suivi. De la même manière, il est possible de notifier automatiquement le fournisseur lorsqu'une facture a été payée.
Le département RH a une charge de travail importante, et reçoit et traite les informations de tous les autres départements et employés de l'entreprise. Il existe de nombreux types de systèmes RH, mais ils doivent tous avoir des flux de travail bien établis afin de ne pas manquer les délais et d'éviter les amendes.
Par exemple, un système de recrutement n'aura pas les mêmes flux de travail qu'un système de paie. En fait, il est fort probable que ce ne sont même pas les mêmes personnes qui seront impliquées. Dans le flux de recrutement, le service qui souhaite embaucher quelqu'un envoie la candidature à la direction avec la description du poste. Lorsque la demande est complète, la direction recevra un avis d'évaluation et de validation du recrutement. Ensuite, lorsque la candidature est évaluée, le service des ressources humaines reçoit la description du poste et la publie. De cette façon, les RH peuvent commencer dès que possible à analyser les CV reçus et les entretiens correspondants jusqu'à ce que la bonne personne pour le poste soit sélectionnée. Si ce flux n'était pas automatisé, il pourrait s'écouler jusqu'à un mois entre le moment où la candidature d'une nouvelle recrue est reçue par le service des RH et le moment où elle lui parvient.
En ce qui concerne le flux de paie, il y a un certain nombre de tâches ou d'étapes à considérer. Tout d'abord, le département des ressources humaines reçoit le nombre d'heures travaillées par un employé, s'il a eu des vacances, s'il était en congé de maladie, (même, dans certains cas, s'il prend des commissions ou des primes), etc. Selon les ressources de l'entreprise, ces données sont soit reçues manuellement par le personnel RH, soit téléchargées sous forme de rapport à partir d'un logiciel RH. Ensuite, une fois que toutes les données sont disponibles, le contrat de l'employé est vérifié pour voir ce qu'il est payé et le département RH effectue la paie ou transmet les données à un consultant en paie. Dans ce cas, il est particulièrement important que le flux soit automatisé pour que la paie soit effectuée à temps. Si, par hasard, il y a un retard et que les fiches de paie ne sont pas présentées aux employés, cela peut entraîner une amende pour une infraction mineure allant de 60 à 625 euros.
Cependant, ce ne sont pas les seuls processus qui doivent suivre un flux de travail, par exemple, la gestion des vacances avec un portail pour les employés ou un portail pour les managers doit également avoir un flux de travail en place. Un autre cas de flux de travail dans les ressources humaines est celui de l'accueil d'une personne, mais aussi de son départ (soit par licenciement, retraite ou départ volontaire de la personne).
Le saviez-vous ? L'une des erreurs les plus courantes lors de l'utilisation d'un portail de gestion est la mauvaise optimisation des flux d'information ou des processus. Le Guide RH présente les erreurs les plus courantes et la manière de les résoudre.
Dans ce type, les règles des procédures peuvent être créées ou modifiées pendant le fonctionnement du processus. Ils sont très courants dans les entreprises de fabrication, d'ingénierie ou de construction axées sur les commandes.
Par exemple, une entreprise qui fabrique des pièces pour les voitures de course de Formule 1. Chaque commande est perçue comme un projet, car elle doit avoir une forme différente à chaque fois. Par conséquent, le flux de travail est différent à chaque fois, car il dépend du projet. Selon le type de pièce à produire, il faudra réaliser de nouveaux dessins à l'aide d'un logiciel de CAO pour la fabrication additive, ou utiliser l'atelier, voire une combinaison des deux.
On peut également observer ce phénomène lorsqu'une entreprise de construction est chargée par une autre de construire un bâtiment pour l'un de ses sites. Il y aura une série d'échanges de plans, d'exigences et de devis jusqu'à ce que les deux entreprises parviennent à un accord. Cependant, en raison de tous ces échanges, les procédures à suivre dans le flux sont créées ou modifiées au cours du processus lui-même.
Les flux de travail et la gestion des processus métier (BPM) sont souvent confondus. Cependant, bien que tous deux traitent des processus d'entreprise, ils ne sont pas identiques.
Un flux de travail consiste à organiser des tâches et des ressources au moyen de règles. Alors qu'un système BPM gère de manière stratégique et complète tous les processus d'une entité. En d'autres termes, un BPM coordonne les personnes, les informations et les systèmes. Les flux de travail ne sont donc qu'une partie des systèmes BPM.
De cette manière, un BPM vise à améliorer en permanence tous les processus de travail, à rationaliser les transactions et à optimiser l'entreprise pour atteindre les objectifs de manière toujours plus efficace. Pour ce faire, il identifie les processus et leurs flux de travail qui sont déficients et/ou qui peuvent être améliorés afin de pouvoir y travailler.
Par exemple, une entreprise de fabrication d'ailes d'avion peut utiliser un système BPM avec une méthodologie de production allégée. Ainsi, l'entreprise prend soin de revoir en permanence ses flux de travail pour les rendre aussi simples, rapides et efficaces que possible.
Remarque : certaines entreprises ont des doutes quant à la nécessité d'un progiciel BPM. Pour les aider dans leur analyse, le guide BPM comprend une liste de contrôle permettant de vérifier facilement si une entreprise a besoin d'un système BPM.
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